Exemples de règles de gestion

Info

Les procédures ci-dessous sont basées sur l'utilisation des boutons d'aide à la saisie des formules de règles de gestion. Alternativement, si vous êtes un utilisateur avancé, vous pouvez saisir la formule au clavier dans la zone de saisie Formule.

Cet exemple illustre la fonction de décalage sans cumul.

Besoin : Les ventes du produit A (nature budgétaire « VENA »), dont les montants sont saisis dans le budget opérationnel, doivent être automatiquement encaissées dans le budget de trésorerie avec un décalage d'un mois et une TVA de 19,6%.

Vous pouvez paramétrer une règle de gestion pour le code « VENA ». Le résultat à obtenir est le suivant :

Budget opérationnel Janv. Fév. Mars Avr.
VENA 100 200 100 0
Budget de trésorerie Janv. Fév. Mars Avr.
VENA 0 119,6 239,2 119,6

Méthode : Dans le module Budget de Trésorerie, vous définissez une formule de décalage des montants sur un mois pour une nature budgétaire spécifiée.

  1. Créez une règle de gestion liée à la nature budgétaire de votre choix et, dans la zone Formule, cliquez sur le bouton Assistant Règles de gestion.

Afficher plus de détails sur la création d'une règle de gestion 

  1. Dans l'Assistant, sélectionnez Décalage dans la zone Sélection de fonction.

Afficher plus de détails sur la fonction de décalage

  1. Dans la partie Éléments de la fonction, sélectionnez la même nature budgétaire que sur la page de création de règle de gestion.
  2. Saisissez « 100 » dans la zone Pourcentage du montant pour opérer le décalage sur la totalité du montant.
  3. Dans la zone Date de début, laissez le champ renseigné sur DATE.
  4. Pour définir le décalage à un mois, dans la zone Date de fin, saisissez DATE.
    Cliquez sur le bouton , sélectionnez Opérateurs arithmétiques, puis Signe plus. Placez votre curseur dans la zone de saisie, après « DATE+ », et saisissez « 1 ». Cliquez sur le bouton , sélectionnez Découpage, puis Mois.
    La zone affiche le texte suivant :
    DATE+1M
  1. Cliquez sur le bouton OK en haut de la page pour valider la formule.
    La page de création de règle de gestion est réaffichée avec la formule dans la zone Formules.
    La formule finale affichée est du type :
    DISC(ACHA;100%;DATE;DATE+1M)
  2. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la règle de gestion.

Cet exemple illustre la fonction de décalage avec cumul.

Besoin : Si vos achats de matériel (nature budgétaire « ACHM ») sont payables tous les trois mois, la formule à créer et son incidence sur vos budgets peuvent se schématiser de la manière suivante :

Budget opérationnel Janv. Fév. Mars
ACHM 10 10 10
Budget de trésorerie Janv. Fév. Mars
ACHM=DISC(ACHM;100%;DATE;ENDOFQUARTER) 0 0 30

Méthode : Dans le module Budget de Trésorerie, vous créez une formule comportant un décalage portant sur 100% des montants d'achat de matériel, et reportant en fin de trimestre tous les montants créés pour cette nature budgétaire depuis le début du trimestre.

  1. Créez une règle de gestion liée à la nature budgétaire de votre choix et, dans la zone Formule, cliquez sur le bouton Assistant Règles de gestion.

Afficher plus de détails sur la création d'une règle de gestion

  1. Dans l'Assistant, sélectionnez Décalage dans la zone Sélection de fonction.

Afficher plus de détails sur la fonction de décalage

  1. Dans la partie Éléments de la fonction, sélectionnez la même nature budgétaire que sur la page de création de règle de gestion.
  2. Saisissez « 100 » dans la zone Pourcentage du montant pour opérer le décalage sur la totalité du montant.
  3. Dans la zone Date de début, laissez le champ renseigné sur DATE.
  4. Dans la zone Date de fin, cliquez sur le bouton , sélectionnez Découpage, puis Fin de trimestre pour décaler en fin de trimestre les montants créés jusqu'en fin du trimestre.
    La zone affiche le texte suivant :
    ENDOFQUARTER
  5. Cliquez sur le bouton OK en haut de la page pour valider la formule.
    La page de création de règle de gestion est réaffichée avec la formule dans la zone Formules.
    La formule finale affichée est du type :
    DISC(ACHM;100%;DATE;ENDOFQUARTER)
  6. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la règle de gestion.

Cet exemple illustre la fonction de décalage qui permet de paramétrer avec précision un décalage entre le budget d'exploitation et celui de la trésorerie de type « un mois fin de mois le... ».

L'assistant vous permet :

  • de paramétrer le nombre de mois de décalage,
  • de positionner le résultat en trésorerie dans une période donnée (1ère décade, seconde semaine... par exemple),
  • d'appliquer un décalage à un pourcentage ou à la totalité du montant.

Besoin : Les ventes du produit A sont encaissées à un mois fin de mois le 10. Les tableaux suivants illustrent le suivi des budgets :

Budget opérationnel 1er janv. 2 janv. 3 janv.
VENA 10 20 30
Budget de trésorerie 1erjanv. 2 janv. 3 janv. 10 mars
VENA       70

Méthode : Dans le module Budget de Trésorerie, vous définissez une formule de décalage.

  1. Créez une règle de gestion liée à la nature budgétaire de votre choix et, dans la zone Formule, cliquez sur le bouton Assistant Règles de gestion.

Afficher plus de détails sur la création d'une règle de gestion 

  1. Dans l'Assistant, sélectionnez Décalage dans la zone Sélection de fonction.

Afficher plus de détails sur la fonction de décalage

  1. Dans la partie Éléments de la fonction, sélectionnez la même nature budgétaire que dans la page de création de règle de gestion.
  2. Saisissez « 100 » dans la zone Pourcentage du montant pour opérer le décalage sur la totalité du montant.
  3. Pour initier le délai d'encaissement à un mois, dans la zone Date de début, placez le curseur après le mot DATE.
    Cliquez sur le bouton , sélectionnez Opérateurs arithmétiques, puis Signe plus. Placez votre curseur dans la zone de saisie, après « DATE+ », et saisissez « 1 ». Cliquez sur le bouton , sélectionnez Découpage, puis Mois.
    La zone affiche le texte suivant :
    DATE+1M
  4. Pour définir la date du paiement, dans la zone Date de fin, cliquez sur le bouton , sélectionnez Découpage, puis Fin de mois.
    Cliquez sur le bouton , sélectionnez Opérateurs arithmétiques, puis Signe plus. Placez votre curseur dans la zone de saisie, après « ENDOFMONTH+ », et saisissez « 1 ». Cliquez sur le bouton , sélectionnez Découpage, puis 10 Jours.
    La zone affiche le texte suivant :
    ENDOFMONTH+1T
  1. Cliquez sur le bouton OK en haut de la page pour valider la formule.
    La page de création de règle de gestion est réaffichée avec la formule dans la zone Formules.
    La formule finale affichée est du type :
    DISC(VENA;100%;DATE+1M;ENDOFMONTH+1T) 
  2. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la règle de gestion.

Dans certains cas de figure, il est nécessaire, pour le calcul d'une donnée de trésorerie, de faire référence à des éléments du budget de trésorerie et non au budget opérationnel.

Besoin : Dans cet exemple, vous avez créé un code « VTFR » dans votre budget opérationnel, qui correspond au total des ventes du produit A et des produits B et C.

Vous souhaitez obtenir une sommation en trésorerie des valeurs des produits A, B, C, dont l'encaissement est décalé en trésorerie par rapport au budget opérationnel.

Le code « VTFR » doit être défini en trésorerie, et ce à partir de chacune de ses composantes A et B, et C de la trésorerie.

Sachant que les ventes du produit A sont à encaissement immédiat, les ventes du produit B à 30 jours et celles du produit C à 60 jours, vos budgets se présenteront de la manière suivante :

Budget opérationnel Janv. Fév. Mars
VENA 100    
VENB 100    
VENC 100    
Budget de trésorerie Janv. Fév. Mars
VENA 100    
VENB   100  
VENC     100
VTFR=VENA@+VENB@+VENC@ 100 100 100

Méthode : Dans le module Budget de Trésorerie, pour calculer le montant du code VTFR, vous créez une formule permettant d'ajouter les 3 montants, dans le budget opérationnel, des natures budgétaires VENA, VENB et VENC.

Lors du paramétrage de la construction de budget, vous appliquerez la règle de gestion du code VTFR uniquement dans le budget de trésorerie.

Pour plus d'informations sur le paramétrage de l'encaissement différé pour les codes VENA, VENB et VENC, consultez le premier exemple de cette rubrique sur le décalage différé des ventes.

  1. Créez une règle de gestion liée à la nature budgétaire de votre choix et placez votre curseur dans le champ de saisie de la zone Formule pour vous placer en mode de saisie de formule.
    La nature budgétaire sélectionnée doit être celle correspondant au total des ventes.

Afficher plus de détails sur la création d'une règle de gestion

  1. Cliquez sur le bouton Code budgétaire et, dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, sélectionnez la première nature budgétaire à inclure dans l'addition.
    Le code de la nature budgétaire sélectionnée s'affiche dans la ligne de saisie de formule.
  2. Cliquez sur le bouton Opérateurs arithmétiques et, dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, sélectionnez Référence au budget de trésorerie.
    Une arobase (signe @) s'affiche après le code de la nature budgétaire, indiquant que le montant de référence est celui du budget de trésorerie.
  3. Cliquez sur le bouton Opérateurs arithmétiques et, dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, sélectionnez Signe Plus.
    Le signe + est ajouté dans la formule de saisie.
  4. Cliquez sur le bouton Code budgétaire et, dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, sélectionnez la deuxième nature budgétaire à inclure dans l'addition.
    Le code de la nature budgétaire sélectionnée est ajouté à la formule dans la ligne de saisie.
  5. Cliquez sur le bouton Opérateurs arithmétiques et, dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, sélectionnez Référence au budget de trésorerie.
    Une arobase (signe @) est ajoutée après le code de la nature budgétaire dans la ligne de saisie, indiquant que le montant de référence est celui du budget de trésorerie.
  6. Répétez les étapes 4 à 6 autant de fois que nécessaire pour ajouter d'autres natures budgétaires à l'addition.
    La formule finale affichée est du type :
    VENA@+VENB@+VENC@
  7. Validez la formule et enregistrez.

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Cet exemple illustre la relation de proportionnalité pouvant exister entre natures budgétaires.

Besoin : Les charges sociales (nature budgétaire « CHS ») représentent 42% des salaires (nature budgétaire « SALAIRE »).

Pour éviter de saisir les charges sociales, vous pouvez paramétrer une règle de gestion pour le code « CHS ». Le résultat à obtenir est le suivant :

Budget opérationnel Janv. Fév. Mars
SALAIRE 100 100 100
CHS=SALAIRE*42% 42 42 42

Méthode : Dans le module Budget de Trésorerie, vous définissez une formule de calcul des charges sociales en fonction du salaire telle que les charges sociales égalent 42% du salaire.

  1. Créez une règle de gestion liée à la nature budgétaire de votre choix.
    Dans notre exemple, il s'agit des charges sociales.

Afficher plus de détails sur la création d'une règle de gestion

  1. Dans la zone Formule, cliquez sur le bouton Code budgétaire et sélectionnez la nature budgétaire correspondant au salaire.
    Le code de la nature budgétaire sélectionnée s'affiche dans la ligne de saisie de formule.
  2. Cliquez sur le bouton Opérateurs arithmétiques et sélectionnez Signe Multiplié.
    Le signe * est ajouté dans la formule de saisie.
  3. Dans la zone de saisie, placez votre curseur en fin de ligne et saisissez la valeur, en pourcentage, de la part des charges sociales par rapport aux salaires.
    Le chiffre saisi est ajouté dans la formule de saisie.
  4. Cliquez sur le bouton Opérateurs arithmétiques et sélectionnez Signe Pourcentage.
  5. Le signe % est ajouté dans la zone de saisie.
    La formule finale affichée dans la zone de saisie est du type :
    SALAIRE*42%
  6. Validez la formule et enregistrez.

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Cet exemple illustre la fonction de décalage avec cumul. Cette fonction permet d'effectuer, à une fréquence déterminée, un calcul portant sur les montants de plusieurs périodes.

Besoin : Les charges sociales trimestrielles représentent 10% de l'ensemble des charges sociales dans le budget opérationnel.

Les paiements en trésorerie sont trimestriels et correspondent à la somme des charges sociales définies dans le budget opérationnel, sur les trois mois qui précèdent le paiement.

  • Le code « CHS » correspond aux charges sociales globales.
  • Le code « CHTR » représente les charges trimestrielles.

Le tableau de suivi des budgets se présente de la manière suivante.

Budget opérationnel Janv. Fév. Mars Avr.
CHS 100 100 100 100
CHTR=CHS*10% 10 10 10 10
Budget de trésorerie Janv. Fév. Mars Avr.
CHTR=DISC(CHTR;100%;DATE;ENDOFQUARTER+1D)       30

Méthode : Dans le module Budget de Trésorerie, vous spécifiez deux règles de gestion.

La première s'applique au budget opérationnel et spécifie que les charges trimestrielles représentent 10% du montant des charges sociales. La seconde formule s'applique au budget de trésorerie et spécifie que les charges trimestrielles sont cumulées en fin de trimestre.

Dans votre construction de feuille budgétaire, vous appliquerez la première règle dans le budget opérationnel et la seconde règle dans le budget de trésorerie.

  1. Créez une règle de gestion liée à la nature budgétaire de votre choix.
    Dans notre exemple, il s'agit de la nature budgétaire liée aux charges trimestrielles.

Afficher plus de détails sur la création d'une règle de gestion

  1. Dans la zone Formule, cliquez sur le bouton Code budgétaire et sélectionnez la nature budgétaire correspondant aux charges sociales.
    Le code de la nature budgétaire sélectionnée s'affiche dans la ligne de saisie de formule.
  2. Cliquez sur le bouton Opérateurs arithmétiques et sélectionnez Signe Multiplié.
    Le signe * est ajouté dans la formule de saisie.
  3. Dans la zone de saisie, placez votre curseur en fin de ligne et saisissez la valeur du pourcentage définissant les charges trimestrielles par rapport aux charges sociales.
    Le chiffre saisi est ajouté dans la formule de saisie.
  4. Cliquez sur le bouton Opérateurs arithmétiques et sélectionnez Signe Pourcentage.
  5. Le signe % est ajouté dans la zone de saisie.
    La formule finale affichée dans la zone de saisie est du type :
    CHS*10%
  6. Validez la formule et enregistrez.

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  1. Créez une règle de gestion liée à la nature budgétaire de votre choix et, dans la zone Formule, cliquez sur le bouton Assistant Règles de gestion.
    Dans notre exemple, il s'agit de la nature budgétaire liée aux charges trimestrielles.

Afficher plus de détails sur la création d'une règle de gestion 

  1. Dans l'Assistant, sélectionnez Décalage dans la zone Sélection de fonction.

Afficher plus de détails sur la fonction de décalage

  1. Dans la partie Éléments de la fonction, sélectionnez la même nature budgétaire que dans la page de création de règle de gestion.
  2. Saisissez « 100 » dans la zone Pourcentage du montant pour opérer le décalage sur la totalité du montant.
  3. Dans la zone Date de début, laissez le champ renseigné sur DATE.
  4. Pour définir la date du paiement, dans la zone Date de fin, cliquez sur le bouton , sélectionnez Découpage, puis Fin de trimestre.
    Cliquez sur le bouton , sélectionnez Opérateurs arithmétiques, puis Signe plus. Placez votre curseur dans la zone de saisie après « ENDOFQUARTER+ » et saisissez « 1 ». Cliquez sur le bouton , sélectionnez Découpage, puis Jour.
    La zone affiche le texte suivant :
    ENDOFQUARTER+1D
  1. Cliquez sur le bouton OK en haut de la page pour valider la formule.
    La page de création de règle de gestion est réaffichée avec la formule dans la zone Formules.
    La formule finale affichée est du type :
    DISC(CHTR;100%;DATE;ENDOFQUARTER+1D) 
  2. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la règle de gestion.

Cet exemple illustre l'éclatement sur le budget de trésorerie des données d'exploitation au moyen d'une règle de répartition périodique.

Besoin : Dans cet exemple, les ventes du produit B doivent être encaissées de la manière suivante :

  • 0% le mois courant,
  • 60% à 30 jours,
  • 30% à 60 jours,
  • 10% à 90 jours.

Le découpage du budget étant mensuel, le résultat attendu peut se schématiser de la manière suivante :

Budget opérationnel Janv. Fév. Mars Avr.
VENB 100      
Budget de trésorerie Janv. Fév. Mars Avr.
VENB=
PDISTR(VENB;DATE;(1M:60%);(2M:30%);(3M:10%)		 0 60 30 10

Méthode : Dans le module Budget de Trésorerie, vous créez une formule avec répartition périodique du montant des ventes sur trois mois.

  1. Créez une règle de gestion liée à la nature budgétaire de votre choix et, dans la zone Formule, cliquez sur le bouton Assistant Règles de gestion.

Afficher plus de détails sur la création d'une règle de gestion

  1. Dans l'Assistant, sélectionnez Répartition périodique dans la zone Sélection de fonction.

Afficher plus de détails sur la répartition périodique

  1. Dans la partie Éléments de la fonction, sélectionnez la même nature budgétaire que dans la page de création de règle de gestion.
  2. Dans la zone Date de début, cliquez sur le bouton , sélectionnez Découpage, puis Jour pour initier la répartition à la date de la transaction.
    La zone affiche le texte suivant :
    DATE
  3. Dans la première ligne du tableau qui suit, saisissez « 1M » dans la colonne Période et « 60 » dans la colonne Pourcentage pour reporter 60% du montant au mois suivant.
  4. Cliquez sur le bouton pour ajouter une ligne au tableau.
  5. Saisissez « 2M » dans la colonne Période et « 30 » dans la colonne Pourcentage pour reporter 30% du montant au mois d'après.
  6. Répétez les étapes 6 et 7 autant de fois que nécessaire pour ajouter d'autres périodes à la répartition.
Info

Vous pouvez décider de ne pas éclater 100% du montant.

  1. Cliquez sur le bouton OK en haut de la page pour valider la formule.
    La page de création de règle de gestion est réaffichée avec la formule dans la zone Formules.
    La formule finale affichée est du type :
    PDISTR(VENB;DATE;(1M:60%);(2M:30%);(3M:10%))
  2. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la règle de gestion.

Cet exemple illustre une relation arithmétique entre postes au sein d'un même budget.

Besoin : Votre chiffre d'affaires (nature budgétaire « CA ») est déterminé par l'addition des ventes du produit A (nature budgétaire « VENA ») et celles du produit B (nature budgétaire « VENB »).

Vous pouvez paramétrer une règle de gestion pour le chiffre d'affaires. Le résultat à obtenir est le suivant :

Budget opérationnel Janv. Fév. Mars
VENA 100 120 80
VENB 30 50 35
CA = VENA + VENB 130 170 115

Méthode : Dans le module Budget de Trésorerie, vous paramétrez une nature budgétaire système correspondant au chiffre d'affaires, puis vous créez une règle de gestion avec addition des montants des deux autres natures budgétaires.

Info

Le paramétrage du chiffre d'affaires en tant que nature budgétaire système vous permet de ne pas comptabiliser en double les montants dans le budget de trésorerie.

Pour plus d'informations sur la création de natures budgétaires système, consultez la rubrique Codification des natures budgétaires système.

  1. Créez une règle de gestion liée à la nature budgétaire correspondant au total.

Afficher plus de détails sur la création d'une règle de gestion

  1. Dans la zone Formule, cliquez sur le bouton Code budgétaire et sélectionnez la première nature budgétaire à inclure dans l'addition.
    Le code de la nature budgétaire sélectionnée s'affiche dans la ligne de saisie de formule.
  2. Cliquez sur le bouton Opérateurs arithmétiques et sélectionnez Signe Plus.
    Le signe + est ajouté dans la formule de saisie.
  3. Dans la zone Formule, cliquez sur le bouton Code budgétaire et sélectionnez la deuxième nature budgétaire à inclure dans l'addition.
    Le code de la nature budgétaire sélectionnée est ajouté dans la ligne de saisie de formule.
  4. Répétez les étapes précédentes autant de fois que nécessaire pour ajouter d'autres natures budgétaires à l'addition.
    La formule finale affichée est du type :
    VENA+VENB
  5. Validez la formule et enregistrez.

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Cet exemple illustre la fonction de décalage avec cumul utilisant la périodicité.

Besoin : Si votre consommation d'électricité est calculée sur une base mensuelle mais est payable sur une base bimestrielle, la formule à créer et son incidence sur vos budgets peuvent se schématiser de la manière suivante :

Budget opérationnel Janv. Fév. Mars Avr.
ELEC 100 100 100 100
Budget de trésorerie Janv. Fév. Mars Avr.
ELEC=DISC(ELEC;100%;DATE;ENDOFMONTH;2) 0 200   200

Méthode : Dans le module Budget de Trésorerie, vous créez une formule comportant un décalage portant sur 100% du montant avec cumul en fin de mois tous les deux mois.

  1. Créez une règle de gestion liée à la nature budgétaire de votre choix et, dans la zone Formule, cliquez sur le bouton Assistant Règles de gestion.

Afficher plus de détails sur la création d'une règle de gestion

  1. Dans l'Assistant, sélectionnez Décalage dans la zone Sélection de fonction.

Afficher plus de détails sur la fonction de décalage

  1. Dans la partie Éléments de la fonction, sélectionnez la même nature budgétaire que sur la page de création de règle de gestion.
  2. Saisissez « 100 » dans la zone Pourcentage du montant pour opérer le décalage sur la totalité du montant.
  3. Dans la zone Date de début, laissez le champ renseigné sur DATE.
  4. Dans la zone Date de fin, cliquez sur le bouton , sélectionnez Découpage, puis Fin de mois pour décaler le montant en fin de mois.
    La zone affiche le texte suivant :
    ENDOFMONTH
  5. Dans le champ Périodicité, saisissez « 2 » pour cumuler les montants tous les deux mois.
  6. Cliquez sur le bouton OK en haut de la page pour valider la formule.
    La page de création de règle de gestion est réaffichée avec la formule dans la zone Formules.
    La formule finale affichée est du type :
    DISC(ELEC;100%;DATE;ENDOFMONTH;2)
  7. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la règle de gestion.